Содержание
- Сканирование документов и создание электронного архива подразумевает три шага:
- Итак, при сканировании и сохранении документов выберите один из следующих форматов:
- Заключительный этап
- Программы
- Сканирование
- Сохранение
- Упорядочивание
- Рекомендуем посмотреть:
Сканирование документов и создание электронного архива могут занять у Вас длительное время, но, поверьте, это того стоит! Ведь грамотное сканирование позволяет пользоваться документами в электронном виде, а для бумажных носителей предусмотреть внеофисное хранение документов. Представьте, сколько офисного пространства Вы могли бы сэкономить!
Сканирование документов и создание электронного архива подразумевает три шага:
Шаг 1. Подготовка.
Cканирование документов одного размера и в хорошем состоянии можно воспользоваться автоматическим устройством подачи документов. Кроме того, использование этого устройства при двусторонней печати поможет Вам существенно сэкономить время при сканировании документов.
Обязательно удалите все скобы и скрепки, разгладьте все загибы и складки на документах, чтобы избежать замятия бумаги в процессе сканирования.
Сканирование документов нестандартного размера нужно сканировать вручную.
Шаг 2. Выбор формата файлов.
Приступая ко второму шагу в процессе сканирования документов и создания электронного архива, задумайтесь, хотите ли Вы в будущем иметь возможность редактировать файлы в электронном архиве. Если Вы не собираетесь изменять отсканированные документы, сохраняйте их в формате PDF (Portable Document Format). В свою очередь, оптическое распознавание символов (OCR) позволяет сохранять документы в редактируемых форматах. При сканировании документов с OCR с расширением .RTF или .DOC, или с другим расширением, соответствующем приложению, которое Вы будете использовать для редактирования документа.
Итак, при сканировании и сохранении документов выберите один из следующих форматов:
- Portable Document Format (PDF) – формат сохраненных файлов, позволяющий просматривать документы электронного архива на различных компьютерных платформах вне зависимости от шрифтов и программного обеспечения, использованных для создания оригинала.
- Tagged Image Файл Format (TIFF) – формат высокого качества поддерживается в большинстве операционных систем, идеально подходит для сканирования и архивирования документов или чертежей, которые в дальнейшем можно будет изменять с помощью программ-редакторов изображения, таких как Adobe Photoshop.
- Документы Microsoft Word (. DOC) или Microsoft Rich Text Format (. RTF) – цифровые текстовые форматы поддерживаются во всех операционных системах и позволяют также не допустить изменения документов.
Заключительный этап
Закончив сканирование документов, Вы переходите к завершающему этапу создания электронного архива – передаче файлов на свой компьютер или другие устройства хранения информации. Для удобства можно воспользоваться специальными утилитами для создания электронного архива, или записать несколько DVD или CD дисков с отсканированными документами. Помните про резервные копии файлов электронного архива – они пригодятся в случае поломки компьютера.
Читайте также: Можно ли убрать резонатор
Данная статья – попытка стандартизировать работу по сканированию и сохранению файлов. Раньше при отсутствии цветного принтера и ёмких жёстких дисков все файлы сохранялись в чёрно-белом JPEG. Теперь эти файлы трёх-четырёхгодичной давности использовать уже не получается, приходится документы сканировать заново.
Программы
Для сканирования используйте программу Irfan View. Вы можете быстро вызвать драйвер сканера по горячей клавише Ctrl+Shift+A и быстро сохранить по горячей клавише S. (В последних версиях вызывается дополнительно окно выбора сканирования. Приходится использовать более старую версию). Программа не задаёт лишних вопросов по формату файла. Размер файла в формате TIFF LZW получается больше, чем при сохранении через Photoshop из-за использования в программе бесплатной библиотеки. Почему-то Photoshop не определяет разрешение таких файлов – всегда выставляет экранное (72 dpi). Автор Irfan View отсылает к разработчикам Photoshop
Используйте программу КопиФОД или плагин Graphics Converter для Total Commander, чтобы перепаковать такие файлы с лучшим сжатием.
При сканировании через Photoshop файлы TIFF LZW получаются меньшего размера. Минусы: драйвер сканера надо каждый раз вызывать через меню, при сохранении каждого файла надо менять формат на TIFF и каждый раз выбирать тип сжатия. Долго и неудобно.
Сканирование
Сканируйте с разрешением 300 dpi. Этого достаточно для большинства документов и фотографий. Фотографии небольшого размера сканируйте с разрешением 600 dpi. Фотографии очень малого размера, например, из паспортов, сканируйте с разрешением 1200 dpi и более. Минимальный размер по ширине/высоте в пикселях должен получиться около 1500–2000 пикс. и более.
Документы, фотографии очень большого размера (примерно A4) с крупными деталями (например, портреты) можете сканировать с меньшим разрешением (150–200 dpi). Групповые фотографии сканируйте с большим разрешением, чтобы не потерялись детали лиц.
Если планируется ретушь фотографии, сканируйте её с большим разрешением, чтобы легко можно было работать с мелкими деталями.
Если фотография находится в конверте, поставьте на нём пометку «Имеет ФП», чтобы при будущих заказах не сканировать заново.
Поставьте отметку в примечании бумажной описи и в Архивном Фонде на уровне дела (поле «Имеет Фонд Пользования»). Программа АвтоФонд показывает заголовки таких дел жирным шрифтом.
С другой стороны, если видимых пометок о сканировании на фотографии нет, при повторном заказе дела можно брать деньги за сканирование ещё раз .
На обложку отсканированного дела прикрепите ярлычок с надписью «Листы дела отсканированы полностью. Использовать электронную копию». Если отсканированы только некоторые листы, прикрепите ярлычок «Отсканированы листы №№___», который заполняется по мере сканирования листов.
Читайте также: Сайлентблоки на ниву 21213 цена
Большие документы (обложки дел, карты, чертежи) сканируйте в 2–N проходов и склеивайте в Photoshop.
Сканирование документов на обычных сканерах целесообразно только для текущих нужд. Для целенаправленного сканирования используйте планетарные сканеры, позволяющие на листы даже формата A2 тратить не более 3-х секунд.
Сохранение
Сканированные документы сохраняйте и храните в формате TIFF с LZW сжатием. В этом формате изображение сохраняется без искажений.
Не храните файлы в формате JPEG, т.к. при этом изображение сохраняется с более или менее видимыми искажениями и к дальнейшей обработке и использованию мало пригодно. Допускается сохранение текстов документов в JPEG с максимальным качеством 100% для экономии места на жёстких дисках. Перед ретушью файлы сохраняйте только в формате TIFF.
Постоянное развитие устройств и способов хранения информации приводит к тому, что на дисках (HDD, CD, DVD) могут храниться всё большие объёмы информации, поэтому не уменьшайте размеры файлов в ущерб качеству.
Упорядочивание
При структурировании файлов вы можете быстро найти файл на диске ( Пуск |Найти |Файлы и папки…) либо по архивному шифру, либо по названию, либо по теме.
Если документы сканируете выборочно для выставок, буклетов, то в папке «Выставки» создайте папки отдельно по темам с датой, например «2004.10.23 Выставка ССО». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.
Если документы сканируете по заказу, то создайте папки отдельно по каждому заказу с датой, например «2004.10.23 Заказ Иванов АБ». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.
Файлы именуйте по их архивному шифру (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2. Фото Иванов.tif). Оборотные листы именуйте аналогично (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2об. Рапорт.tif). После шифра добавьте краткую аннотацию, например фамилии изображённых, тип документа для облегчения поиска по названию средствами Windows или Copernic Desktop Search.
Перед редактированием (ретушью) обязательно сохраните копию файла – «Ф.8043.Оп.1.Д.1 Фото Кабалевский рет .tif» и работайте уже с ней.
Если сканируете целенаправленно все листы дела, например, для создания фонда пользования (ФП), то файлы храните по отдельным папкам в соответствии с архивным шифром. В корневой папке создайте папку по номеру фонда «Ф.8043». Внутри каждой папки фонда создайте папки его описей «Ф.8043.Оп.1». Внутри каждой папки описей создайте папки её дел «Ф.8043.Оп.1.Д.1». Файлы можете назвать только по номеру листа, без аннотации, дополните номер слева нулями – «001.tif».
Подобная структура папок поддерживается программой Электронный Каталог. Возможно, в следущих версиях Архивного Фонда будет поддержка сохранения/показа изображений документов.
Читайте также: Шины для лада гранта размер
Подобная структура папок создаётся программой КопиФОД, будет создаваться программой СканФОД и поддерживаться программой АвтоФонд.
Отсканированные обложки книг сохраняйте в отдельную папку «Обложки книг» для облегчения их поиска.
Ни для кого не является секретом, что мы все стараемся хранить большинство документов и важные текстовые данные в электронном виде. Благо оборот электронных документов в стране растет, за что отдельная благодарность руководству нашей страны, которая внедрив электронный документооборот на сайтах государственных структур заставила всех остальных "подтягиваться" в вопросе электронного документооборота. Пожалуй, это тот редкий случай, когда государство задало тренд в нужном направлении и показала действительно хороший пример как для бизнеса, так и Рунета в целом. Так в каком формате лучше же хранить текстовые документы?
Наиболее популярным форматом для объемных документов является PDF файл. О том как создать PDF файл написано немало статей в Интернете, поэтому отдельно на данном вопросы мы останавливаться не будем. Лишь отметим, что PDF файл по размеру достаточно массивный, что усложнит его "облачное использование" через мобильные устройтсва, так как мобильный интернет хоть и быстрее день ото дня – до уровня кабельных соединений ему еще далеко.
Более компактным форматом для текстовых документов является DJVU формат. Зачастую большинство текстовых PDF файлов в десять и более раз ужимаются при их переводе в DJVU. При этом эффективность сжатия данных одинакова как для цветных, так и черно-белых данных. Единственный минус – при необходимости изъятия текста из DJVU файла – простое выделение и копирование недоступно – вам придется извлекать текст путем дополнительных манипуляций, что описано в отдельных статьях в Интернете.
Формат TIFF был популярен на заре появления сканеров. На сегодняшний день его можно считать устаревшим, так как явных преимуществ перед другими форматами у него нет.
Файлы MS Word DOC (DOCX) или RTF интересны своей универсальностью – они читаются практически любым устройством, а их содержимое в виде документа понятно для большинства из нас. Большой размер файлов можно устранить путем их архивации архиваторами RAR или ZIP. Степень сжатия конечно будет ниже, чем у формата DJVU, но зато вы сохраняете все преимущества документа перед обычным фотографическим изображением.
Источник: